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EIN ARBEITSFELD STELLT SICH VOR

An vorderster Front - die Pfarrsekretärin

Die Pfarrsekretärin ist meist erste Ansprechpartnerin, wenn Menschen Kontakt zu ihrer Gemeinde aufnehmen wollen. Bei ihr laufen die Fäden der Pfarrei zusammen. Doch egal welche Aufgabe ansteht: Der Mensch steht bei ihrer Arbeit stets an erster Stelle. Die ÜberMorgen- Redaktion hat sich umgesehen im Büro von Gaby Conrady, der Sekretärin der Pfarrgemeinde St. Heinrich.

Multitasking am Arbeitsplatz von Gaby Conrady: Rechte Hand am Hörer, linke auf der Tastatur und mit ganzem Herzen dabei. © Stabenow

Multitasking am Arbeitsplatz von Gaby Conrady: Rechte Hand am Hörer, linke auf der Tastatur und mit ganzem Herzen dabei. © Stabenow

Diakon Erhard Delacor schaut für eine kurze Besprechung bei Gaby Conrady vorbei. © Stabenow

Diakon Erhard Delacor schaut für eine kurze Besprechung bei Gaby Conrady vorbei. © Stabenow

Auf den ersten Blick ein Schreibtisch-Job: Verwaltungsaufgaben erledigen, Termine sowie den Einsatz der ehrenamtlichen Mitarbeiter koordinieren, Pfarrbücher führen, Statistiken und das kirchliche Meldewesen übernehmen. Doch das Aufgabengebiet von Gaby Conrady und 41 weiteren Pfarrsekretärinnen und einem Pfarrsekretär auf dem Gebiet der Katholischen Kirche in der Region Hannover ist noch viel breiter. Sie betreuen 23 Pfarreien, denen im Schnitt drei Kirchorte angehören. „Das ist hier nicht die klassische Bürotätigkeit, sondern sehr vielseitig“, sagt Gaby Conrady, die in ihrem Büro in der Sallstraße in Hannover nicht viel zum Hinsetzen kommt. Den Facettenreichtum schätzt die gelernte Altenpflegerin nach wie vor an ihrem Beruf. Vor fast 19 Jahren rutschte sie eher zufällig in den Beruf Pfarrsekretärin hinein. Als der damalige Pfarrer von St. Heinrich ihr die vakante Stelle anbot, war sie zunächst skeptisch. Eine reine Bürotätigkeit war „nicht so meins“, erinnert sie sich. Aber nachdem sie das Arbeitsfeld der Pfarrsekretärin näher kennengelernt hatte, waren die anfänglichen Vorbehalte schnell ausgeräumt.

Jeder Tag eine Überraschung

Am Schreibtisch bespricht Gaby Conrady mit einem Besucher noch Einzelheiten für einen Termin, zwischendurch klingelt einige Male das Telefon, nebenbei beglaubigt sie Kopien, ein weiterer Besucher klingelt an der Tür – ein normaler Arbeitstag im Büro der Pfarrsekretärin.

Eine große Portion Flexibilität und Zeitmanagement gehöre dazu, damit die Pfarrsekretärin ihre täglichen Aufgaben bewältigen kann, meint Conrady. Stets müsse sie sich auf unvorhergesehene Aufgaben einlassen. Auch bei Hektik darf sie den Überblick nicht verlieren. Kommen fragende und hilfesuchende Menschen in ihr Büro, sei es wichtig, allen gleichermaßen mit Einfühlungsvermögen und Taktgefühl zu begegnen. „Dann muss ich halt sehen, was benötigt wird“, sagt Gaby Conrady. Falls Gespräche erforderlich seien, haben diese absolute Priorität, auch wenn dann die Büroarbeit liegen bleibe. „Die Zeit muss man sich einfach nehmen. Ich kann mir nicht immer vornehmen, welche Tätigkeiten ich heute im Büro erledige. Planen kann ich nur, was ich in der jeweiligen Woche erledigen muss“, erklärt sie ihren Arbeitsalltag.

Erste Ansprechpartnerin und Vertrauensperson

Die Bandbreite der Anliegen ist vielfältig, mit denen Menschen sich ans Pfarrbüro wenden. Freude und Trauer können nahe beieinander liegen. Hat die Pfarrsekretärin gerade ein Gespräch mit einer kürzlich verwitweten Frau geführt, kann ein paar Minuten später eine freudestrahlende Mutter zur Taufanmeldung ihres Neugeborenen ins Büro kommen. Von den Wechselbädern der Gefühle darf sich die Pfarrsekretärin nicht erschüttern lassen. Schnell muss sie für jede noch so unterschiedliche Lebenssituation die richtigen Worte finden und sich auf die neue Situation einstellen. „Die Menschen gern haben und viel Geduld mitbringen“, empfindet Conrady darum auch spontan als wichtigste Voraussetzung, um Pfarrsekretärin zu werden.

Zu vielen Gemeindemitgliedern hat sie schon seit Jahren Kontakt und ein gutes Vertrauensverhältnis aufgebaut. Es kommen oftmals auch Menschen ins Pfarrbüro, die mit ihrem Leben nicht mehr klar kommen. Es ist die Pfarrsekretärin, die ihnen die Tür öffnet. Sie hört zu und gibt Rat, sofern es möglich. Doch den eigenen Kompetenzrahmen muss sie ebenfalls kennen. „Dann muss man schon mal sagen, das ist jetzt eher ein Gespräch für den Pfarrer“, sagt Conrady.

Teamarbeit statt Einzelkämpfer

Die enge Zusammenarbeit mit dem Pfarrer gehört auch zum Arbeitsalltag der Pfarrsekretärin. In St. Heinrich ist Pfarrer Johannes Lim Conradys erster Ansprechpartner. Darüber hinaus schätzt sie den guten Zusammenhalt im gesamten Pfarrteam. „Da springt jeder für den anderen ein“, freut sie sich. Alle 14 Tage findet eine Dienstbesprechung statt. An diesen Terminen treffen sich die Mitarbeiter aller drei Kirchorte, also auch von St. Clemens und St. Elisabeth, im Pfarrbüro von St. Heinrich. Gemeinsam werden alle anliegenden Themen besprochen. Aber auch der Kontakt zu den ehrenamtlichen Mitarbeitern sei sehr gut. Wenn sie für diese oder jene Aufgabe Hilfe benötige, wisse sie, wen sie ansprechen kann: „Da finde ich in Nullkommanichts fünf bis sechs Leute, die sagen: Wir machen das jetzt.“

Kein Lehrberuf

Blickt Conrady zurück, weiß sie zu berichten, dass sich das Berufsbild im Laufe der Jahre durchaus gewandelt hat. Während sie früher noch mit Karteikarten arbeitete, ist heute der Computer unverzichtbar. Der Beruf der Pfarrsekretärin ist kein Lehrberuf, für den es eine klassische Berufsausbildung gibt, stattdessen sind die meisten von ihnen wie Conrady Quereinsteiger. Zwischen 32 und 69 Jahren liegt aktuell das Alter der Pfarrsekretärinnen in der Region Hannover. Ein Relikt aus alten Zeiten sind lediglich die großen Kirchenbücher, die immer noch gefüllt werden. „Ich denke, das wird auch nicht geändert werden“, meint sie. In die Zukunft blickt sie optimistisch. „Ich wünsche mir, dass die Menschen auch in Zukunft gerne zu uns ins Büro kommen und wir immer gutes Personal haben“, sagt sie.

Falls Sie Fragen zu Ihrer Gemeinde haben oder Ihr zuständiges Pfarramt näher kennenlernen möchten, nehmen Sie Kontakt auf. Ihr Pfarrteam freut sich auf Sie! Sie wissen nicht, zu welcher Gemeinde Sie gehören? Die Gemeindesuche verrät es Ihnen.

(Artikel vom 13. Oktober 2015)